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Política de tratamiento de datos personales Promotora De Café Colombia S.A.

I. GENERALIDADES

PROMOTORA DE CAFÉ COLOMBIA S.A. (en adelante “PROCAFECOL o la ENTIDAD”) es una sociedad legalmente constituida, comprometida con la debida protección de los derechos de los Titulares de datos personales, y de la información suministrada por ellos conforme a lo previsto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas aplicables en la materia.

El presente documento (en adelante la “Política”) establece los lineamientos y políticas aplicables al tratamiento de datos personales que la ENTIDAD recolecte a través de diferentes medios y almacene en sus bases de datos, y garantizan seguridad sobre el manejo de los mismos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Los Titulares deben leer previa y detalladamente la información contenida en esta Política, para conocer los datos personales que la ENTIDAD recauda, el tratamiento que se le da a los mismos y los procedimientos que tienen a su alcance para poder hacer efectivos sus derechos. De no estar de acuerdo con la presente Política, los Titulares deberán abstenerse de proporcionar sus datos a la ENTIDAD.

II. DEFINICIONES

Los términos cuya primera letra figura en mayúscula (salvo cuando se deba exclusivamente a que inician una oración o se trate de un nombre propio), tienen el significado que se les asigna a continuación:

• “Autorización”: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• “Base de Datos”: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• “Dato(s) personal(es)”: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• “Encargado del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• “Responsable del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• “Titular(es)”: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• “Tratamiento”: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso circulación o supresión.

III. RESPONSABLE

La persona jurídica que responde por el Tratamiento de los Datos Personales suministrados por los Titulares, y, por tanto, de las Bases de Datos en las cuales se encuentran ubicados los mismos, es la sociedad PROMOTORA DE CAFÉ COLOMBIA S.A. constituida mediante escritura pública No. 5559 del día 19 de noviembre de 2002 en la Notaría 6 de Bogotá, identificada con NIT 830.112.317-1.

IV. CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS Y CATEGORÍAS DE LOS DATOS PERSONALES QUE SE RECOLECTAN:

• Datos generales de identificación de la persona o familiares. Ej: Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, etc.                    

• Datos específicos de identificación de la persona. Ej: firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, edad, etc.                                    

• Datos biométricos de la persona. Ej: huella, ADN, iris, Geometría facial o corporal, fotografías, videos, voz, etc.

• Datos de ubicación. Ej: dirección, teléfono, correo electrónico, etc.

• Datos de contenido socioeconómico

• Datos sensibles (excepcionalmente, solo cuando se requiera). Incluyendo datos sobre personas en situación de discapacidad o datos relacionados con el estado de salud de la persona.

Dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la ENTIDAD puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. A modo de ejemplo, en las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, entre otros datos, información sobre la historia laboral de la persona, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, etc. y datos relacionados con el nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona, etc.

V. TRATAMIENTO

La información que consta en las bases de datos de la ENTIDAD es sometida a distintas formas de tratamiento, incluyendo, pero sin limitarse a la recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades establecidas en la Política. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a terceros en calidad de encargados (los “Encargados”) en el marco del desarrollo del objeto social y la tercerización de servicios de la ENTIDAD. Estos Encargados deberán suscribir los compromisos o acuerdos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información y actuarán en concordancia con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, garantizando la protección y seguridad de esta información.

La ENTIDAD podrá enviar por cualquier medio, la información o dato personal, contenido en archivos, bases de datos o medios semejantes, a la matriz, subordinadas, las subordinadas de su matriz (vinculadas) o entidades aliadas con las cuales la ENTIDAD mantenga una relación comercial, sin lugar a pagos ni retribuciones para el titular. Así mismo, en cumplimiento de deberes legales, la ENTIDAD podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

En caso de solicitar datos que tienen la calidad de sensibles, la ENTIDAD manifiesta expresamente que el Titular no estará obligado a autorizar la recolección y el tratamiento de los mismos y que, en todo caso velará por el correcto uso de los mismos en cumplimiento de las exigencias legales aplicables.

La ENTIDAD garantizará que el tratamiento de los datos recolectados esté sometido, en todo tiempo y circunstancia, a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad consagrados en la legislación aplicable.

La ENTIDAD podrá transferir, vender o asignar la información recabada en caso de que se presente una venta, fusión, consolidación, cambio en el control societario, transferencia de activos sustancial, y/o reorganización o liquidación de la sociedad.

VI. FINALIDAD

La información recolectada por la ENTIDAD tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto y las actividades asociadas a este y a la relación entre la ENTIDAD y los titulares. Además, la ENTIDAD guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral.

La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

En razón a su actividad, la ENTIDAD almacena información sobre clientes participantes de programas de mercadeo y redes sociales que voluntariamente las han entregado para promoción de sus actividades comerciales.

La ENTIDAD recolecta, almacena y usa los Datos Personales de sus clientes y miembros del Programa Amigos Juan Valdez con el fin de poder identificarlos como clientes de la ENTIDAD, enviarle comunicaciones con información corporativa, publicidad sobre los productos y ofertas de la ENTIDAD, lanzamiento de nuevos productos, investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reporte de su comportamiento como Cliente, entre otros. El titular autoriza expresamente a la ENTIDAD para obtener información personal suministrada directamente, o a través de fuentes públicas v.gr. redes sociales entre otras, y para que las comunicaciones previamente aducidas puedan ser enviadas utilizando los medios de contacto suministrados por el mismo, incluido el contacto a través de redes sociales.

La ENTIDAD recolecta, almacena y usa los Datos Personales de empleados con el fin de realizar actividades encaminadas al pago de nómina y prestaciones sociales, afiliaciones, enviar comunicaciones internas y demás actividades necesarias para la ejecución del contrato de trabajo suscrito con la ENTIDAD.

Adicionalmente, el titular, actuando libre y voluntariamente, autoriza y acepta que la ENTIDAD consulte y verifique la información relacionada con (i) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, (ii) inhabilidades e incompatibilidades, (iii) lavado de activos, (iv) financiación del terrorismo, (v) corrupción, (vi) soborno transnacional, (vii) buscados por la justicia, y en las demás bases de datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.  

La información personal suministrada por los Titulares a la ENTIDAD, es guardada y mantenida durante el tiempo que sea necesario para la prestación eficiente de estos servicios, a menos que los Titulares hayan dado instrucciones diferentes o en todo caso, por el período de retención contemplado en las leyes aplicables.

VII. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la ENTIDAD o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la ENTIDAD, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

• Ser informado por la ENTIDAD o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la ENTIDAD o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

VIII. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD.

La ENTIDAD deberá:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.

• Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

• Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

• Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

IX. PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES O CONSULTAS

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la ENTIDAD, o sus causahabientes, podrán consultar los datos en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento.

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

X. PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A DE CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

• Identificación del Titular

• Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo

• Datos de contacto del titular

• Documentación que se quiera presentar como prueba

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

Entidad: PROMOTORA DE CAFÉ DE COLOMBIA S.A.

Calle 73 No. 8-13 Torre A Piso 3 Bogotá D.C, Colombia

Correo electrónico: datos.personales@juanvaldezcafe.com

Teléfono: 742 39 95 en Bogotá o al 01 8000 517 711 en el resto del país.

XI. MODIFICACIONES A LA PRESENTE POLÍTICA

La presente Política podrá ser modificada en cualquier momento por la ENTIDAD, por razones de orden legal o institucional. Los titulares de los datos personales y/o consumidores serán notificados de las modificaciones sustanciales que sufra la presente política mediante su página de internet: www.juanvaldezcafe.com

De acuerdo al inciso tercero del artículo quinto (5º) del Decreto 1377 de 2013, se entenderá por modificación sustancial, aquellos cambios del contenido de la presente política de tratamiento de datos personales relacionados con la identificación del responsable y de la finalidad del tratamiento de la información personal que no afecte el contenido de la autorización; cuando el contenido de la autorización se afecte PROCAFECOL S.A. obtendrá una nueva autorización o la ratificará conforme a esas nuevas finalidades.

XII. VIGENCIA

La Política estará vigente a partir del día veintisiete (27) de julio de 2013. La ENTIDAD se reserva el derecho a modificarla, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

Las bases de datos administradas por la ENTIDAD se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la ENTIDAD o una obligación contenida en un contrato entre la ENTIDAD y Titular.

XIII. CONTÁCTENOS

En caso de tener alguna duda o consulta sobre la presente Política, o sobre la obtención y tratamiento de la información por parte de la ENTIDAD, puede ponerse en contacto con nosotros al correo datos.personales@juanvaldezcafe.com. Los mensajes serán atendidos a la mayor brevedad posible.